Обычно общее собрание собственников начинается с очной части, а дальше продолжается заочным голосованием. На практике изредка встречаются случаи, когда очную часть помещают в середину или даже конец заочной части, так как законом этот вопрос не урегулирован. Чтобы не было лишних вопросов, лучше ставить очную часть в начале.
Опубликовано 01.09.2021. Обновлено 04.03.2024
Порядок очной части собрания ничем особо не регламентирован, поэтому на практике бывают разные варианты – от чисто формального – пришли и ушли одни председатель и секретарь (или вообще не собирались), до масштабного – аренда конференц-залов с приглашением ЧОП.
Если инициатору надо, чтобы собственники «выговорились», или ему самому нужно объяснить что-то жителям и дополнительно проагитировать, то он выбирает для очки удобное время и место. Надо быть готовым к тому, что очная часть – это зачастую недовольная кричащая толпа, которая ничего не понимает и хочет решить какие-то свои вопросы или высказать претензии к управляющей компании, даже если инициатор проводит собрание по совсем другому поводу.
Иногда инициатор заранее знает, что на очной части буду провокации и попытки сорвать это мероприятие, поэтому выбирает неудобное для собственников время и место, либо договаривается с участковым о присутствии.
Если не готовиться к очной части, велика вероятность, что инициативу перехватит оппозиция или собственники просто несерьёзно отнесутся к голосованию. Поэтому заранее инициативная группа распределяет роли, а инициатор-одиночка обсуждает с председателем и (или) секретарем регламент, кто что будет говорить и в какой последовательности.
Перед этим надо определиться:
1. Зачем проводится очная часть – дать людям выговориться, соблюсти требования закона, повлиять на мнение собственников, ознакомить их с чем-то?
2. Кто придет на неё, какие в доме жители – бабушки, которые получают знания исключительно из ток-шоу, или современные образованные люди, будут ли провокаторы и оппозиция?
3. Каких действий мы ожидаем от этих людей – чтобы они сразу проголосовали, просто поддержали, помогли убедить соседей?
От ответов на эти вопросы зависит и подготовка:
В начале любого выступления нужно представиться, объяснить, почему собрание проводим именно мы, упомянуть об опыте, если он имеется.
Стоит кратко обозначить регламент, в какой последовательности и что будет рассказываться, кто выступит, когда можно задать вопросы, длительность всего мероприятия или отдельных его частей.
Например: «У нас есть час, чтобы рассказать об общем собрании собственников и разобрать вопросы повестки дня. Я обозначу проблемы, из-за которых проводится собрание, затем озвучу предложения для голосования. Потом объясню, как заполнять бюллетени, куда и когда их можно сдать. Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, запишите их, чтобы задать после моего выступления».
Обычно не стоит выносить на обсуждение вопрос о регламенте, так как мнения разделятся и придется игнорировать мнение части аудитории, а это плохое начало.
С самого начала надо показать аудитории, что выступающий – «свой». Для этого надо обратить внимание присутствующих на что-то объединяющее – общие интересы, проживание в одном доме.
Также можно воспользоваться некоторыми приемами вовлечения аудитории:
- задавать вопросы (начнем? хорошо видно? бумага или ручка для записей нужна кому-нибудь?);
- попросить поднять руки тех, кто является собственником помещения, при этом тоже поднять руку, чтобы запустить реакцию (под видом, что проверяем, нет ли представителей собственников или посторонних лиц);
- предложить совершить другое простое действие (придвинуться поближе, поднять над головой раздаточные материалы, чтобы говорящий как бы убедился в их наличии);
- обратиться за помощью, так как это хорошо располагает аудиторию, даже если поможет один человек (закрыть окно или дверь, передать раздаточные материалы тем, у кого их не оказалось, дать знак, когда истечет какой-то промежуток времени).
В середине можно акцентировать внимание на проблемах, рассказать о сложностях, обозначить перспективы и последствия, если ничего не делать. Когда слушающие достаточно впечатлятся, можно озвучить предложения по повестке дня.
Чтение с бумажки сильно уменьшает интерес к выступающему. Поэтому план или текст выступления лучше взять с собой, но постараться выступать с максимальным зрительным контактом с собственниками.
Если на очной части присутствуют кричащие недоброжелатели, то не надо вступать с ними в перепалку, иначе у них получится увести выступающего в сторону от темы собрания. Лучше еще до очной части подготовить группу своих сторонников – собственников, которые согласны с инициатором и точно могут прийти на собрание. Они должны будут поддерживать все сказанное инициатором (председателем), повторять их предложения и закидывать тапками тех, кто пытается эмоциональными криками сорвать очную часть или превратить ее в балаган. Задача такой группы – создать у остального присутствующего большинства участников впечатление, что многие – «за» предложения инициатора, всё практически решено, осталось лишь согласиться путем заполнения бюллетеней.
Ответы на вопросы. Нужно спрогнозировать возможные вопросы и заранее подготовить ответы на них.
Ответы должны быть лаконичными (если только у отвечающего нет цели потянуть время).
Выступающего ничто не обязывает отвечать на все вопросы. Если отвечать не хочется, можно сказать: «У меня под рукой нет информации по этому вопросу», «Мне не хотелось бы озвучивать непроверенную информацию». Ещё можно пообещать спрашивающему, что свяжемся с ним в течение суток и ответим, для чего спросить и записать телефон.
Выслушивать вопросы удобно исходя из очередности поднятия рук. При этом не должен нарушаться регламент. Иначе получится, что соблюдающие регламент наказаны отсутствием ответа, а нарушающие его и кричащие с места поощряются ответами и вниманием. Всё это превратится в базар-вокзал.
Если кто-то начинает спорить или публично сомневаться в предложениях, которые мы озвучили:
- внимательно слушаем со зрительным контактом;
- не хамим в ответ (вероятно, на это нас и провоцируют);
- как бы соглашаемся: «Спасибо за острый вопрос», «Проблема, о которой вы говорите, действительно существует»;
- как студенты, говорим ту информацию, которую можем рассказать: «Но чтобы разобраться в вашем вопросе, нужно рассказать вот о чем…».
Часто спрашивают не ради ответа, а ради внимания. Спорить с ними – еще больше провоцировать на нежелательное поведение. Только если мы уверены, что собственник выражает непопулярное среди аудитории мнение, можно возразить ему и таким образом войти во взаимодействие с остальными участниками собрания.
В конце можно:
- еще раз обратить внимание на основную мысль выступления;
- сделать комплимент вниманию, сдержанности, ответственности участников собрания;
- еще раз напомнить, что у вас есть общего;
- дать рекомендации, обозначить следующие шаги, касающиеся голосования либо последующей реализации принятых на собрании решений.
На очной части собрания, проводимого в очно-заочной форме, и просто на собрании в очной форме решения принимаются путём заполнения бюллетеней.
Никакого поднятия рук для голосования быть не должно: на руках не написано количество голосов, такой способ исключает какую-либо проверку правильности подсчёта голосов.
Письменные решения собственников являются обязательными приложениями к протоколу общего собрания, это требование не зависит от формы собрания.
Результаты собрания на очной части собрания, проводимого в очно-заочной форме, не подводятся, итоги оформляются после завершения всего собрания в целом. То есть полученные на очной части бюллетени складываются вместе с теми, что собраны в период заочной части, а дальше они все вместе учитываются для определения результатов собрания.
Кворума на очной части не требуется, может прийти несколько человек, и это нормально. На очной части какие-либо юридически значимые решения не принимаются. Кворум на собрании в очно-заочной форме считается по общему количеству участников на обеих частях собрания – очной и заочной.
Отдельный протокол для очной части тоже не нужен.
Протокол очно-заочного собрания (не путать с заочным собранием после несостоявшегося собрания в очной форме) составляется один, сразу на всё собрание, без разделения на части. Это следует из общего смысла Требований к оформлению протоколов общих собраний: и выступления участников, и результаты голосования всех участников записываются в одном документе; собрание является единым.
Скачать чек-лист по очной части собрания можно на нашем сайте ДомОнлайн. Там же подготовить именные бюллетени для всех собственников – чтобы было проще заполнять и участники голосования меньше допускали ошибок, а заодно получить актуальный реестр собственников, посчитать голоса и оформить протокол собрания.