Колонка редактораЖКХФЛ

Как подготовиться и провести очную часть собрания в очно-заочной форме?

Обычно общее собрание собственников начинается с очной части, а дальше продолжается заочным голосованием. На практике изредка встречаются случаи, когда очную часть помещают в середину или даже конец заочной части, так как законом этот вопрос не урегулирован. Чтобы не было лишних вопросов, лучше ставить очную часть в начале.

Порядок очной части собрания ничем особо не регламентирован, поэтому на практике бывают разные варианты – от чисто формального – пришли и ушли одни председатель и секретарь (или вообще не собирались), до масштабного – аренда конференц-залов с приглашением ЧОП.

Если инициатору надо, чтобы собственники «выговорились», или ему самому нужно объяснить что-то жителям и дополнительно проагитировать, то он выбирает для очки удобное время и место. Надо быть готовым к тому, что очная часть – это зачастую недовольная кричащая толпа, которая ничего не понимает и хочет решить какие-то свои вопросы или высказать претензии к управляющей компании, даже если инициатор проводит собрание по совсем другому поводу.

Иногда инициатор заранее знает, что на очной части буду провокации и попытки сорвать это мероприятие, поэтому выбирает неудобное для собственников время и место, либо договаривается с участковым о присутствии.

Выступления на очной части общего собрания

Если не готовиться к очной части, велика вероятность, что инициативу перехватит оппозиция или собственники просто несерьёзно отнесутся к голосованию. Поэтому заранее инициативная группа распределяет роли, а инициатор-одиночка обсуждает с председателем и (или) секретарем регламент, кто что будет говорить и в какой последовательности.

Перед этим надо определиться:

1. Зачем проводится очная часть – дать людям выговориться, соблюсти требования закона, повлиять на мнение собственников, ознакомить их с чем-то?
2. Кто придет на неё, какие в доме жители – бабушки, которые получают знания исключительно из ток-шоу, или современные образованные люди, будут ли провокаторы и оппозиция?
3. Каких действий мы ожидаем от этих людей – чтобы они сразу проголосовали, просто поддержали, помогли убедить соседей?

От ответов на эти вопросы зависит и подготовка:

  • Будет ли это масштабное и длительное заседание, либо формальная и короткая встреча;
  • речь должна быть максимально простой или можно цитировать ЖК РФ;
  • нужны ли раздаточные материалы и как они должны выглядеть, чтобы их было удобно (или наоборот, неудобно) изучать;
  • насколько строгим будет регламент и как будет обеспечиваться его соблюдение;
  • давить на эмоции, если эффект нужен сразу, или подводить к рациональным выводам, если голосовать будут потом.

В начале любого выступления нужно представиться, объяснить, почему собрание проводим именно мы, упомянуть об опыте, если он имеется.

Стоит кратко обозначить регламент, в какой последовательности и что будет рассказываться, кто выступит, когда можно задать вопросы, длительность всего мероприятия или отдельных его частей.

Например: «У нас есть час, чтобы рассказать об общем собрании собственников и разобрать вопросы повестки дня. Я обозначу проблемы, из-за которых проводится собрание, затем озвучу предложения для голосования. Потом объясню, как заполнять бюллетени, куда и когда их можно сдать. Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, запишите их, чтобы задать после моего выступления».

Обычно не стоит выносить на обсуждение вопрос о регламенте, так как мнения разделятся и придется игнорировать мнение части аудитории, а это плохое начало.

С самого начала надо показать аудитории, что выступающий – «свой». Для этого надо обратить внимание присутствующих на что-то объединяющее – общие интересы, проживание в одном доме.

Также можно воспользоваться некоторыми приемами вовлечения аудитории:
- задавать вопросы (начнем? хорошо видно? бумага или ручка для записей нужна кому-нибудь?);
- попросить поднять руки тех, кто является собственником помещения, при этом тоже поднять руку, чтобы запустить реакцию (под видом, что проверяем, нет ли представителей собственников или посторонних лиц);
- предложить совершить другое простое действие (придвинуться поближе, поднять над головой раздаточные материалы, чтобы говорящий как бы убедился в их наличии);
- обратиться за помощью, так как это хорошо располагает аудиторию, даже если поможет один человек (закрыть окно или дверь, передать раздаточные материалы тем, у кого их не оказалось, дать знак, когда истечет какой-то промежуток времени).

В середине можно акцентировать внимание на проблемах, рассказать о сложностях, обозначить перспективы и последствия, если ничего не делать. Когда слушающие достаточно впечатлятся, можно озвучить предложения по повестке дня.

Чтение с бумажки сильно уменьшает интерес к выступающему. Поэтому план или текст выступления лучше взять с собой, но постараться выступать с максимальным зрительным контактом с собственниками.

Если на очной части присутствуют кричащие недоброжелатели, то не надо вступать с ними в перепалку, иначе у них получится увести выступающего в сторону от темы собрания. Лучше еще до очной части подготовить группу своих сторонников – собственников, которые согласны с инициатором и точно могут прийти на собрание. Они должны будут поддерживать все сказанное инициатором (председателем), повторять их предложения и закидывать тапками тех, кто пытается эмоциональными криками сорвать очную часть или превратить ее в балаган. Задача такой группы – создать у остального присутствующего большинства участников впечатление, что многие – «за» предложения инициатора, всё практически решено, осталось лишь согласиться путем заполнения бюллетеней.

Ответы на вопросы. Нужно спрогнозировать возможные вопросы и заранее подготовить ответы на них.

Ответы должны быть лаконичными (если только у отвечающего нет цели потянуть время).

Выступающего ничто не обязывает отвечать на все вопросы. Если отвечать не хочется, можно сказать: «У меня под рукой нет информации по этому вопросу», «Мне не хотелось бы озвучивать непроверенную информацию». Ещё можно пообещать спрашивающему, что свяжемся с ним в течение суток и ответим, для чего спросить и записать телефон.

  • Если вопрос задан тихо, его нужно повторить для всех.
  • Если же вопрос непонятный, то можно попросить повторить вопрос или пересказать его самим (как мы поняли). Также можно попросить немного времени для обдумывания, продолжая параллельно отвечать на другие вопросы: за это время либо найдется ответ, либо аудитория забудет вопрос.
  • Иногда вместо вопроса следует «самовыражение» участника собрания. В таком случае стоит прервать монолог: «Итак, ваш вопрос? Сейчас отвечаю на вопросы».

Выслушивать вопросы удобно исходя из очередности поднятия рук. При этом не должен нарушаться регламент. Иначе получится, что соблюдающие регламент наказаны отсутствием ответа, а нарушающие его и кричащие с места поощряются ответами и вниманием. Всё это превратится в базар-вокзал.

Если кто-то начинает спорить или публично сомневаться в предложениях, которые мы озвучили:
- внимательно слушаем со зрительным контактом;
- не хамим в ответ (вероятно, на это нас и провоцируют);
- как бы соглашаемся: «Спасибо за острый вопрос», «Проблема, о которой вы говорите, действительно существует»;
- как студенты, говорим ту информацию, которую можем рассказать: «Но чтобы разобраться в вашем вопросе, нужно рассказать вот о чем…».

Часто спрашивают не ради ответа, а ради внимания. Спорить с ними – еще больше провоцировать на нежелательное поведение. Только если мы уверены, что собственник выражает непопулярное среди аудитории мнение, можно возразить ему и таким образом войти во взаимодействие с остальными участниками собрания.

В конце можно:

- еще раз обратить внимание на основную мысль выступления;
- сделать комплимент вниманию, сдержанности, ответственности участников собрания;
- еще раз напомнить, что у вас есть общего;
- дать рекомендации, обозначить следующие шаги, касающиеся голосования либо последующей реализации принятых на собрании решений.

Голосование на очной части собрания в очно-заочной форме

На очной части собрания, проводимого в очно-заочной форме, и просто на собрании в очной форме решения принимаются путём заполнения бюллетеней.
Никакого поднятия рук для голосования быть не должно: на руках не написано количество голосов, такой способ исключает какую-либо проверку правильности подсчёта голосов.

Письменные решения собственников являются обязательными приложениями к протоколу общего собрания, это требование не зависит от формы собрания.

Результаты собрания на очной части собрания, проводимого в очно-заочной форме, не подводятся, итоги оформляются после завершения всего собрания в целом. То есть полученные на очной части бюллетени складываются вместе с теми, что собраны в период заочной части, а дальше они все вместе учитываются для определения результатов собрания.

Кворума на очной части не требуется, может прийти несколько человек, и это нормально. На очной части какие-либо юридически значимые решения не принимаются. Кворум на собрании в очно-заочной форме считается по общему количеству участников на обеих частях собрания – очной и заочной.

Отдельный протокол для очной части тоже не нужен.
Протокол очно-заочного собрания (не путать с заочным собранием после несостоявшегося собрания в очной форме) составляется один, сразу на всё собрание, без разделения на части. Это следует из общего смысла Требований к оформлению протоколов общих собраний: и выступления участников, и результаты голосования всех участников записываются в одном документе; собрание является единым.

Скачать чек-лист по очной части собрания можно на сайте ДомОнлайн. Там же подготовить именные бюллетени для всех собственников – чтобы было проще заполнять и участники голосования меньше допускали ошибок, а заодно получить актуальный реестр собственников, посчитать голоса и оформить протокол собрания.

Похожие новости
ЖКХРСО

Штрафы за отсутствие актов проверки газового оборудования

ЖКХФЛ

Особенности расчёта дохода для получения жилищной субсидии ИП

ЖКХФЛТСЖ и ЖСКУК

Случай незаконного начисления платы за обслуживание крышной котельной

ЖКХФЛ

Чтобы возвести объект благоустройства, предусмотренный проектом и ДДУ, согласие собственников не требуется