ЖКХТСЖ и ЖСКУКПишут читатели

Как ТСЖ перейти на облачное ПО для расчета квитанций

Цифровизация неумолимо движется вперед, и стационарное программное обеспечение постепенно уступает место облачным сервисам. Не остались в стороне и разработчики программных продуктов для ТСЖ. Сегодня разберем вопрос о том, как лучше перевести товарищество на облачное ПО для расчета квартплаты и квитанций.  
То, что пора переходить “в облако”, осознали многие. 

Основные причины, почему облачное ПО лучше стационарного:

1. Удобнее работать
Пользоваться сервисом могут одновременно несколько сотрудников ТСЖ из любого места: с работы, на даче, из дома или в отпуске из любой точки мира. При этом не нужно подключаться по AnyDesk или TeamViewer, войти можно через Google или Яндекс.
Для тех людей, кто работает по принципу “рабочий день прошел – и хрен с ним” это, быть может, неважно. Зато для всех, кто любит свое дело, это прекрасная возможность повысить свою эффективность, сделать работу быстрее и с удовольствием.

2. Не нужно обновлять
При облачном ПО не нужно тратить время на процедуры обновления и ликвидацию последствий, которые иногда после этого возникают. Все улучшения, которые непрерывно вносятся в программу разработчиками, моментально становятся доступны всем пользователям.

3. Безопаснее хранить данные
Нередко приходится сталкиваться с тем, что недобросовестные бухгалтеры удаляют базу данных с компьютера, а затем оказывать давление на ТСЖ, преследуя свои корыстные интересы за выдачу копии этой базы. Бывает и так, что жесткий диск компьютера ломается и восстановить данные уже не удается.
При работе с облачным ПО все данные хранятся на специальном удаленном сервере с резервным сохранением данных, поэтому вероятность гибели данных близка к нулю, а специально испортить базу на сервере простому пользователю будет очень непросто, при этом все следы такой “преступной” деятельности будут записаны в системе и могут быть предъявлены в суде.

Несмотря на очевидные преимущества, многие бухгалтеры и председатели боятся, что смена программы вызовет сложности, а внедрение займет длительное время и возникнут проблемы с квитанциями.
Пора развеять этот миф, теперь все это в прошлом!

Как выглядит переход на новое ПО в наши дни

3 шага переход на онлайн-ПО:
1. Выбираем продукт и бесплатно тестируем его пару-тройку месяцев
2. Делаем пробные расчеты за несколько месяцев и проверяем результаты
3. Принимаем решение об отказе от стационарной системы 

Шаг 1. Выбор продукта: каким он должен быть сегодня?

Требования к продукту определяются тем, что, в отличие от стационарной версии, он должен удовлетворять потребности сразу нескольких категорий пользователей:
1. Удобный и простой интерфейс для работы бухгалтера и сотрудников ТСЖ. Наличие основных форм для работы – справка о состоянии расчетов, ведомости и оборотки по начислению квартплаты, перечень льготников и реестр начисления льгот, формы для отчетов по фонду капремонта и 22-ЖКХ, загрузка файлов из банка с реестрами оплат.
2. Рассылка квитанций всем собственникам или выборочно по электронной почте за пару кликов.
3. Автоматическая выгрузка данных о начислениях, квитанций и счетчиков в ГИС ЖКХ, а также загрузка поданных жителями через ГИС ЖКХ показаний счетчиков обратно в систему для расчета квартплаты.
4. Возможность внесения в систему ежемесячных показаний счетчиков через загрузку обычного файлика MS Excel.
5. Личный кабинет онлайн для жителей дома на сайте разработчика для просмотра квитанций, передачи счетчиков, внесения оплаты через банк, подачи заявок в диспетчерскую.
6. Мобильное приложение для жителей дома для просмотра квитанций, передачи счетчиков, внесения оплаты через банк, подачи заявок в диспетчерскую.
7. Автоматическое архивирование и ежемесячная отправка в ТСЖ ключевых реестров за отчетный месяц по электронной почте.

В дополнение к этому при выборе программы лучше уточнить, какие ТСЖ в вашем городе ей уже пользуются и переговорить с ними об их опыте перехода и работы с системой.

Шаг 2. Как сделать пробный расчет и сколько времени это займет?

Раньше, чтобы сделать пробный расчет по закрытию месяца, бухгалтер своими руками вводил в программу лицевые счета, помещения и другие стартовые данные. Теперь все стало проще, достаточно лишь 6 простых файлов:

Какие данные подготовить, чтобы сделать квитанции быстрее и проще?
1. Общие сведения о ТСЖ: название, ИНН, КПП, ОГРН, банковские счета, контакты, коды деятельности (файл Карточка ТСЖ).
2. Общие сведения о доме из техпаспорта: площадь общая, жилая, нежилая, мест общего пользования (файл Общие сведения о Доме).
3. Тарифы и нормативы на коммунальные ресурсы и услуги ТСЖ (файл Реестр тарифов, нормативов начислений на ОДН).
4. Перечень помещений: номера, площади, собственники, адреса электронной почты для рассылки квитанций (файл Помещения дома).
5. Оборотно-сальдовая ведомость с перечнем всех лицевых счетов и их увязка с помещениями (файл Лицевые счета).
6. Номера и показания квартирных счетчиков (файл Реестр ИПУ).

Можно подготовить еще и такие сведения, если для вас это актуально:
● перечень зарегистрированных жителей в помещениях дома;
● перечень льготников и сведения для начисления льгот.

Если ваша бухгалтерия в порядке, то формирование этих данных займет не более часа и позволит в дальнейшем не тратить свое время на ненужные телефонные звонки или переписку на тему: “а что еще от меня надо?”.
Готовые материалы загружаем в систему сами или отправляем для загрузки в программу Разработчику.

В теории для тех, кто работает с компьютером, описанная процедура выглядит несложно.
В реальности все может быть еще проще, если Вы добросовестно публикуете все данные на ГИС ЖКХ. В этом случае необходимую информацию Разработчик сам выкачивает с портала ГИС ЖКХ и загружает в систему, так что вам останется только проверить и уточнить детали.

Шаг 3. Принимаем решение об отказе от стационарной системы 

Чтобы отказаться от старой программы и целиком перейти на новую, нужно убедиться в качестве работы сервиса. Для этого стоит ежемесячно сохранять себе в архив основные ключевые файлы, формируемые программой:
1. Реестр выполненных начислений по квартплате и взносов на капремонт.
2. Реестр показаний счетчиков и объемов потребления коммунальных ресурсов.
3. Файлик со всеми квитанциями дома в формате PDF (для распечатки и пользоваться на случай “если что”).
4. Оборотно-сальдовая ведомость по лицевым счетам дома.
5. Реестр начисления льгот для получения выпадающих доходов или субсидий

Убедившись, что все работает как надо, можно отказываться от использования старой программы. Сохранение таких реестров в формате MS Excel и их отправка на электронный адрес ТСЖ в современных программах не требует труда, зато всегда будет полезно в работе ТСЖ.

Автор: Андрей Шибанов, управляющий ТСЖ

Похожие новости
Колонка редактораЖКХФЛ

УК прекращает управление домом: что делать собственникам

Колонка редактораЖКХФЛ

Плата за капремонт - с метров квартиры или с доли в общем имуществе?

ЖКХФЛТСЖ и ЖСКУКПишут читатели

Собственник не получил квитанцию на оплату ЖКУ. Стоит ли судиться с УК?

ЖКХРСОФЛТСЖ и ЖСКУКПишут читатели

Индивидуальный, коллективный, общий: какие бывают счётчики