Опыт проведения собрания в заочной форме в ГИС ЖКХ

Подписчик поделился своим опытом проведения общего собрания собственников через ГИС ЖКХ: о запуске собрания, процессе голосования, возникших ошибках, преимуществах такого способа голосования.

Стартовые данные: февраль – март 2021 года, дом чуть более 16 тыс. кв. м., менее 5 лет с момента ввода в эксплуатацию, первое электронное собрание, 1 инициатор и исполнитель всего процесса с опытом бумажных голосований и желанием развиваться, группа (не чат) собственников в WhatsApp. Повестка достаточно скучная и неинтересная для УК (обязательные вопросы электронного собрания согласно п. 2.1 статьи 47.1. ЖК РФ, ряд вопросов по использованию общего имущества и благоустройству), поэтому ожидалось спокойное течение процесса.

Получение функции администратора

Зарегистрированных администраторов для дома не было найдено в ГИС ЖКХ, поэтому достаточно было:
- подать заявку на получение функции администратора в разделе «Функции в системе» (стр. 11 Инструкции, в дальнейшем тоже буду ссылаться на эту инструкцию, так как не вижу смысла дублировать скрины пустых форм, которые в ней уже есть), прикрепив выписку из ЕГРН, подтверждающую право собственности на помещение в доме,
- обратиться в местную ГЖИ через ГИС ЖКХ с просьбой рассмотреть вопрос о присвоении функции администратора.
Сначала была только заявка на получение функции администратора, подождал 7 дней, ответа не было, написал в ГЖИ обращение. После этого функция в течение 1 дня с момента обращения была добавлена.

Уведомление о проведении ОСС

Сначала уведомление было подготовлено в word, форму уведомления благородно предоставил 1 из пользователей телеграм-канала @gkhvsem. Делать изначально в word удобнее, чтобы потом при создании уведомления о голосовании уже в ГИС ЖКХ просто копировать и вставлять данные об администраторе, вопросы повестки, место ознакомления с информацией и т.д. Само же уведомление достаточно просто формируется, интуитивно все понятно, но в помощь есть специальный раздел мануала (со стр. 20 Инструкции).
Уведомление создано, в бумажном виде размещено на информационных досках подъездов, дальше начинается магия ГИС ЖКХ.
Собственникам помещений в нашем доме, у которых есть профиль на гос. услугах, пришло уведомление на привязанный к профилю e‑mail от noreply@dom.gosuslugi.ru и уведомление в личном кабинете ГИС ЖКХ (время по МСК в уведомлениях, хотя дом в совершенно другом часовом поясе):

Обратите внимание на эти уведомления: №1 относится к уведомлению, как к документу, а в почту прислали как будто ОСС в доме №1. В техподдержку НЕ писал по этому поводу, пару собственников обратили на это внимание, думая, что я ошибся при указании адреса дома.

По кнопке «Выгрузить в файл» на компьютер скачивается архив, в котором аналогичное уведомление представлено в форме PDF – документа, но подписанное сертификатом электронной подписи АО «Почта России».

Процесс проведения ОСС и его «открытия»

В первый же день голосования были размещены объявления в подъездах с 3 способами голосования:

1. С компьютера (рядом был указан QR-код с зашитой ссылкой на подробную инструкцию о том, как голосовать, в PDF-документе, выложенном на гугл диске);
2. Со смартфона (2 QR-кода на скачивание и установку приложения ГИС ЖКХ New для Android и iOS);
3. Бюллетенем по старинке (указан QR-код с зашитой ссылкой на бюллетень, размещенный на гугл диске.

В этот же день были размещены объявления о начале голосования и инструкции в группе дома в WhatsApp с прямыми ссылками на документы из гугл диска.

Очередной акт магии ГИС ЖКХ: о начале голосования пришло уведомление на электронную почту и в личный кабинет ГИС ЖКХ собственникам, у которых есть профиль на гос. услугах.

Сам процесс участия собственников в голосовании с компьютера хорошо описан в п.3.3. со страницы 46 Инструкции, у нас при переходе уже к голосованию это выглядело так (на скриншоте только 1 из списка вопросов повестки):

… и затем при клике на «Проголосовать» появляется во всплывающем окне вопрос:

На смартфоне в приложении это выглядело так:

Далее открывался список вопросов и нужно было проголосовать по каждому, кликнув на них по очереди (на скрине уже после голосования):

А внутри каждого вопроса по завершении голосования были указаны результаты голосования:

21 ВЕК! Что может быть проще?

Внесение письменных решений администратором: достаточно просто (со страницы 27 Инструкции), но занимает время – нужно отсканировать и затем загрузить скан заполненного бюллетеня, знать номер паспорта собственника (для ребенка – номер свидетельства о рождении), серия паспорта НЕ обязательна:

С учетом того, как собственники (с косяками) заполняют бюллетени, под рукой обязательно должен быть электронный реестр собственников, чтобы быстрее и точнее вносить информацию в ГИС ЖКХ. Что будет, если внести некорректный (вымышленный) номер паспорта, не проверял.

И все бы было прекрасно, если бы не некоторые «реалии» системы ГИС ЖКХ, а именно:

✘ Самая популярная проблема – у собственников в личном кабинете ГИС ЖКХ или в мобильном приложении просто не было раздела «Голосования» даже при добавленных лицевых счетах в ГИС ЖКХ на свое помещение:

В этой ситуации ответственные собственники обратились в поддержку ГИС ЖКХ и УК, чтобы сделали привязки кадастрового номера помещения и данных о правах собственности конкретного собственника. Некоторым это помогло, голосование появилось, но поддержка обычно отвечает 2 – 3 дня. Менее ответственные попросили бумажный бюллетень или вовсе закончили на этом свое участие в ОСС.
Цитирую ответ от техподдержки ГИС ЖКХ по 1 из таких случаев:
«Голосование по дому доступно только собственникам помещения в МКД как в мобильном приложении, так и в браузерной версии. В государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства (далее – ГИС ЖКХ) гражданин определяется собственником помещения в случае, если информация о праве собственности размещена в ГИС ЖКХ и информация о кадастровом номере помещения размещена у объекта жилищного фонда. В этом случае лицевые счет гражданина подключаются автоматически с типом подключения – «Подключение собственника»».
При этом УК уверяла, что она все разместила.

✘ По несовершеннолетним детям голосуют законные представители (родитель обычно), но решение можно внести только письменно, так как собственником указывается непосредственно ребенок, а у него нет профиля на гос. услугах. Требуется скан свидетельства о рождении.

✘ Странные единичные ошибки по примеру этой:

Обращение в техподдержку ГИС ЖКХ решило проблему.

Еще единожды встречалась ошибка «У Вас недостаточно прав для просмотра данной страницы» при клике на «Проголосовать» в первом же вопросе. Техподдержка ГИС ЖКХ не решила проблему до окончания голосования.

✘ Интересные ошибки при внесении письменных решений собственников, у кого долевая собственность:
- при внесении доли 9/20 выдает ошибку, что числитель больше знаменателя (!!!), но при этом дает возможность проигнорировать эту ошибку и сохранить данные в таком виде. То есть, можно предположить, что система ГИС ЖКХ при сравнении величины числителя и знаменателя учитывает только первые их цифры (гении программирования и далее смайл *facepalm*). Обращение на эту тему НЕ направлялось в техподдержку ГИС ЖКХ.
- система ГИС ЖКХ не дает внести 3‑значный знаменатель (11/400), просто не принимает его и все. Для проверки пытался указать 3‑значный числитель – аналогично. Т.е. система ГИС ЖКХ вообще не допускает долей с использованием 3‑значных чисел. Но это скоро исправят, так обещает техподдержка.

✘ Регулярные ошибки: при внесении письменных решений система ГИС ЖКХ в 100% случаев выдавала такое предупреждение:

Но при этом нажимаем «Да» и вносим все необходимое. Отчего она возникает пока непонятно, техподдержка ГИС ЖКХ ссылается на УК, УК на Росреестр, хотя пробовал вносить письменное решение собственника, который проголосовал уже электронно (значит, в системе все заполнено корректно по нему), тоже вышла эта ошибка. Есть подозрение, что это все-таки недоработки со стороны разработчиков ГИС ЖКХ. Переписки продолжаются.

✘ Фатальные ошибки, иначе и не назвать:

Особенности голосования собственников, имеющих несколько помещений в доме:

• Электронное голосование ведется разом по всем помещениям
• Письменное решение собственника в системе вносится администратором по всем помещениям, но прикреплять можно несколько бюллетеней по разным помещениям, в процессе внесения решения вносятся данные по всем помещениям собственника, вот как это выглядит в итоге:

• Не допускается вариант, когда по 1 помещению собственник голосует электронно, а по другому – письменно сам или через представителя. ГИС ЖКХ просто не даст внести при этом письменное решение.

Особенности голосования супругов при совместной собственности:

• Если один из супругов проголосовал, то второму уже не проголосовать. По крайней мере, голосовать второму супругу электронно ГИС ЖКХ точно не даст.

Завершение голосования

Вот так, с ошибками, проблемами и бумажными бюллетенями, прошло и завершилось электронное голосование.
Из-за различных ошибок системы ГИС ЖКХ в итоге не смогли внести даже письменные решения собственников примерно на 450 кв.м. (большинство этих ошибок на момент написания материала устранены по обращениям в тех. поддержку ГИС ЖКХ и в УК).

По окончании голосования собственникам, у которых есть профиль на гос. услугах, пришли уведомления на почту и в ГИС ЖКХ о завершении голосования.

В процессе 2‑недельного голосования было 4 уведомления в группе WhatsApp, но 3 из них было напоминаниями о голосовании уже на второй неделе, что и вылилось в массовое голосование в последние 2 дня.

14 дней на голосования: мало или много? Мне кажется, вполне достаточно. По тем, кому надо по 3 – 5 раз напомнить, можно и за 14 дней успеть выполнить план по напоминаниям, а непробиваемым и 3 месяца не хватит. Очень важно иметь контакты жильцов и время на общение с ними. Размер дома тоже, конечно, имеет значение, поэтому срок – это очень индивидуальный параметр.

Итоги электронного голосования, его преимущества и протокол

Сразу нужно отметить, что в системе ГИС ЖКХ оценить промежуточные итоги проводимого ОСС практически невозможно: из полезного администратор видит только список проголосовавших собственников по каждому вопросу повестки (только ФИО и решение по этому вопросу) и список решений собственников (по разным вопросам повестки вперемешку разные собственники), как на скриншотах ниже:

Поэтому делали по старинке: форма в EXCEL на основе реестра собственников и периодический мониторинг в системе ГИС ЖКХ на предмет новых проголосовавших электронно, чтобы их помечать для себя и оценивать промежуточные итоги.

Казалось бы, есть же вкладка «Решения собственников, переданные в письменной форме», чтобы можно было отделить голосовавших по бумажному бюллетеню от общего числа участников. Но и здесь не все логично: в этой вкладке отображается список решений, переданных в письменной форме и внесённых администратором ОСС, а также список решений, внесённых пользователем лично (как собственником через приложение или личный кабинет ГИС ЖКХ). Это подтвердила и техподдержка ГИС ЖКХ.

Протокол ОСС при электронном голосовании в ГИС ЖКХ должен формироваться автоматически после завершения собрания в течение 1 часа, что предусмотрено ч. 11 ст. 47.1 ЖК РФ. Это очень классно! Просмотреть его можно, как и любой другой протокол по дому, согласно Инструкции со страницы 33.

Наш результат – более 80 часов. О причинах этого позволю себе лишь процитировать техподдержку ГИС ЖКХ:
«По техническим причинам протокол не был сформирован за один час. Информируем Вас, что проблема формирования протокола исправлена. Приносим извинения за временные неудобства».
Этот ответ был дан 30.03.2021г. (спустя 15 дней после завершения голосования), так как я настаивал на указании причины такого длительного процесса формирования протокола. Ну а каким было количество обращений в техподдержку, пока формировался протокол, и указывать не стоит.

Что такое протокол электронного ОСС? Это просто запись в системе в разделе «Протоколы общих собраний собственников», которую можно открыть как веб-страницу в браузере, не более. Нет никакого автоматически сформированного документа с электронной подписью АО «Почта России», к примеру, в формате PDF, который затем можно было бы предоставить неким заинтересованным в нем лицам или даже собственникам, у которых нет доступа на гос. услуги и, как следствие, в личный кабинет ГИС ЖКХ. Единственный прикрепленный к такому протоколу документ – сообщение о проведении собрания, размещенное инициатором в самом начале. Комбинация CTRL+P на клавиатуре и далее можно сохранить в том же PDF или распечатать на принтере веб-страницу с отметкой электронной подписи АО «Почта России».
Больше никаких вариантов – это подтвердила поддержка ГИС ЖКХ в ответе на соответствующее обращение.
В итоге было направлено обращение в Минстрой по вопросу формирования протокола по итогам заочного голосования с использованием системы.

Фонд капремонта несмотря на то, что является участником системы ГИС ЖКХ, пока не знает, как принимать такой протокол для проведения капитального ремонта (специально уточнили перед проведением в будущем еще одного электронного ОСС). Как поведет себя ФНС, если в протоколе будет решение о регистрации ТСН, даже подумать страшно.
Если кто-то сдавал протокол электронного голосования при создании ТСН (особенно при смене УК на ТСН), поделитесь, пожалуйста, опытом в телеграм-чате @gkhvsem. Нужно ли в таком случае отдельно собирать подписи тех, кто проголосовал ЗА создание ТСН?

Преимущества электронного ОСС (не все же писать о проблемах и недостатках):

1. Гибкость в выборе способа голосования: собственникам не открутиться такими причинами, как «мы не в городе, стране и т.д.», проголосовать можно и электронно из любой точки мира при наличии доступа в интернет (в нашем случае 47 собственников из 132 принявших участие в ОСС проголосовали бумажным бюллетенем, остальные 85 проголосовали электронно);
2. Не нужно самостоятельно считать голоса;
3. Не нужно самостоятельно формировать протокол со всеми приложениями (в нашем случае это около 300 листов) и потом везти его куда бы то ни было, он автоматически размещается в ГИС ЖКХ и доступен большинству заинтересованных лиц (собственники, УК, ОМСУ, ФКР, ГЖИ и т.д.);
4. При заполнении повестки собрания при создании уведомлении о голосовании система просит указать тип вопроса и, исходя из этого, сразу определяет процент голосов для принятия решения по данному вопросу.
5. Доверие собственников к системе (государственная) и, как следствие, к результатам голосования, которые подсчитывает сама система, а не инициатор или счетная комиссия;
6. Доверие собственников процессу проведения голосования в части передачи своих данных (не желаете указывать данные о себе в бюллетене – голосуйте электронно под своим профилем в личном кабинете ГИС ЖКХ);
7. Гораздо меньше ошибок: при электронном голосовании собственники только принимают решение по вопросам, не указывая никаких данных о себе или помещении (как это требуется в бюллетенях). Меньше бюллетеней – меньше ошибок.

Что хотелось бы изменить в системе голосования ГИС ЖКХ (вдруг это прочитают в Минстрое или ответственный разработчик системы ГИС ЖКХ):

1. Создать настраиваемую администратором систему уведомлений в процессе электронного голосования, чтобы можно было с заданной частотой напоминать о проходящем голосовании (рассылка на e‑mail и уведомления в личном кабинете ГИС ЖКХ) только тем собственникам, которые еще не приняли участие в текущем голосовании. Шаблоны таких сообщений может разработать сама ГИС ЖКХ, чтобы можно было выбрать только тип уведомления, а система их затем рассылала согласно настроенному графику.
2. Обязательно должен формироваться протокол как некий итоговый документ с указанием повестки, результатами голосования по каждому вопросу, ссылками на приложения и т.д., что требует Приказ Минстроя №44/пр.
3. Добавить возможность при указании вопросов повестки добавлять файлы, которые являются приложениями к данному вопросу, чтобы в дальнейшем собственники имели возможность с ними ознакомиться непосредственно при голосовании. Ссылки на эти размещенные файлы можно было бы затем указать и в протоколе ОСС.
4. Реализовать настройку, согласно которой при формировании протокола, автоматически направить уведомление об этом не только собственникам помещений в доме, но и иным заинтересованным лицам (указываются администратором, к примеру, УК дома, фонд кап. ремонта, выбранная инспекция ФНС в регионе нахождения дома).
5. Промежуточные агрегированные данные о голосовании: сколько собственников проголосовало по каждому вопросу, как распределились голоса (по числу и в процентах).
6. Исключить возможность влияния на процесс голосования (приостановка, аннулирование, удаление данных о собственниках) со стороны УК, управляющей домом.
7. Минимизировать число ошибок и нестыковок в системе хотя бы в той части, за которую непосредственно отвечает команда системы ГИС ЖКХ.

Итог: система сырая, но рабочая и очень перспективная. Не нужно ее бояться, только массовое использование таких систем сделает их лучше и вычистит от недостатков.

Автор: подписчик телеграм канала Александр