Колонка редактораЖКХФЛТСЖ и ЖСКУК

Хранение протоколов в жилищной инспекции: что надо знать

хранение протокола в гжи

Бывает, что жилищная инспекция отказывает в приеме протокола общего собрания на хранение. Чтобы разобраться в причинах, на телеграм канале ЖКХ мы попросили подписчиков из органов жилищного надзора ответить на несколько вопросов по хранению протоколов общих собраний собственников.

Напомним общее правило:
Управляющая организация, правление ТСЖ, кооператива в течение пяти дней с момента получения от инициатора собрания протокола с решениями собственников обязаны направить документы, в том числе с использованием ГИС ЖКХ, в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет (ч. 1.1 ст. 46 Жилищного кодекса РФ).

О принятии документов напрямую от инициатора собрания на сайте был отдельный материал.

На вопросы ответило 11 представителей органов жилищного надзора. Ответы собственников не учитывались.

Принят ли в органе жилищного надзора какой-либо внутренний документ (регламент, порядок, положение и т.д.) о порядке приема протоколов?

9 из 11 человек ответило, что никакого внутреннего документа не принято.
1 написал, что принят документ «для внутреннего пользования». Этот единственный ответивший указал своим регионом Москву.
1 человек ответил, что есть Регламент, регионом указал Мурманскую область. 

На что смотрит лицо, которое принимает протокол собрания на хранение?

Половина опрошенных указали, что орган жилищного надзора просто принимает, что дают. Остальные отметили, что при поступлении проверяют:
- поступил подлинник или копия документа;
- подшит ли протокол;
- все ли обязательные приложения содержит;
- подписан ли протокол уполномоченным лицом;
- соответствует сопроводительное письмо сдаваемому пакету документов.

В одном регионе требуется приложение копии паспорта лица, которое передает протокол собрания. Вероятно, это нужно на случай подделки протокола – чтобы было проще искать концы.

По каким причинам орган жилищного надзора может отказать в приеме протокола собрания или отправить документы назад?

Те органы, которые «просто принимают протоколы на хранение», закономерно ответили, что не отказывают в приеме документов.
Другие ответы:

  • если документы принесены в неподшитом виде;
  • если вместо полноценного протокола принесено условно 3 листочка без каких-либо приложений;
  • «в приеме не отказываем, но не храним, если поступила копия. Уведомляем об этом лицо, направившее протокол»;
  • «если сдаваемые документы не соответствуют перечню и количеству в сопроводительном письме».

Отсутствие приложений как причина для отказа указана подписчиком из Москвы.
Это совпадает с поводом для написания данного материала: многие приходят на сайт ЖКХ Ньюс именно по запросу: «протокол общего собрания не принят на хранение мосжилинспекцией». Кроме того, это подтверждается грустным опытом подписчиков и судебной практикой в части отсутствия оригиналов бюллетеней собственников.

Пример из практики - постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2021 по делу № А40 – 237421/2020.

ООО «УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ 24/7» обратилась с иском к Государственной жилищной инспекции г. Москвы, просила признать незаконным отказ принять на хранение протокол и решения собственников. На этом собрании ее выбрали в качестве организации, управляющей домом.
Компания направила протокол в Мосжилинспекцию, однако получила ответ что «представленный комплект документов не может быть принят на хранение в установленном порядке ввиду наличия недостатков в представленных документах».

Первая и апелляционная инстанции отказали в иске, дальше управляющая организация не стала обжаловать.

Суды напомнили, что Требования к оформлению протокола общего собрания собственников утверждены приказом Минстроя России от 28.01.2019 г. № 44/пр.
При этом часть документов, представление которых предусмотрено в подлинниках, направлена в копиях.

«В Требованиях, утвержденных Приказом, четко поименованы документы, представление которых допустимо в копиях. В данном случае, представленные Обществом в копиях документы должны были быть представлены только в подлиннике.
Таким образом, учитывая, что решения собственников частично представлены в копиях, указанный комплект документов правомерно не был принят на хранение ответчиком».

Само письмо инспекции суд оценил как её разъяснительную работу «для обеспечения архивного хранения документов» «в случаях несоответствия поступивших материалов общего собрания собственников помещений требованиям, установленным статьей 46 Жилищного кодекса РФ».

Принимаются ли на хранение протоколы собраний членов ТСЖ (ТСН)?

Вопрос навеян недавним материалом «Надо ли передавать протокол общего собрания членов ТСЖ в жилищную инспекцию?».

3 из 11 ответили, что не принимают такие протоколы, а остальные 8 указали, что им приносят такие протоколы, на хранение они принимаются, но сам орган жилищного надзора этого не требует.

Практикуется ли привлечение управляющих организаций к административной ответственности по 19.7 КоАП, если они не вовремя сдают протокол?

Практически все опрошенные ответили отрицательно. Это трудно выявить в сроки привлечения к ответственности, а также на это почти никто не жалуется. Если и привлекают, то обычно только в случае поступления жалобы от граждан.

Если собственники просят ознакомить с протоколом, предоставляется ли им такая возможность?

Это волнующий вопрос для многих собственников, которые столкнулись с подделкой протокола и хотят узнать, не проголосовал ли за них кто-то другой и как именно.

Из ответов видно, что как минимум свой бюллетень достать можно, а вот ознакомиться со всеми документами – не всегда:

  • «Да, заявитель может посмотреть все документы в самом органе жилищного надзора» (ответившие так своими регионами указали, в том числе Воронежскую область, Марий Эл, Томскую область).
    Кое-где после расписки о неразглашении разрешено даже сфотографировать документы.
  • «Да, заявитель может посмотреть основную часть протокола и свой бюллетень в самом органе жилищного надзора» (указаны Омская, Брянская, Мурманская области);
  • «Нет, можно получить копию своего решения» – ответил кто-то из Приволжского округа;
  • «Да, выдается копия основной части протокола и бюллетень самого заявителя».

Последний ответ – от подписчика, указавшего своим регионом Москву, что удивительно с учетом прошлогодней позиции Мосгорсуда. Тогда собственники добились ознакомления с полным комплектом документов. В этом году кассационная инстанция оставила жалобу МЖИ без удовлетворения. 

Много ли места занимают хранимые документы? Каким образом организовано хранение для последующего поиска?

Многие сошлись в том, что протоколы занимают много места: у кого-то забит целый кабинет, а где-то – два архива, где-то заполнено полтора архива площадью по 30 квадратных метров. А вот само хранение организовано у всех по-разному:

В одних органах жилищного надзора протоколы раскладываются по дате, в других – по адресу, в иных – по дате и адресу; где-то – по входящему номеру.

  • «Ведется спецучет через программу. Архивариус находит нужное в архиве».
  • «Ведётся таблица в Еxcel, каждому протоколу присваивается номер, для поиска в таблице вбивается адрес МКД и находится номера протоколов, которые можно найти в архиве».
  • «Складываются по округам города (территориальное деление) в коробки. Чтобы найти коробку, смотрим в таблице месяц поступления и округ. Крайне неудобно. Архивариуса нет. Лопатим вручную при запросах судов».
  • «Складываются в хронологическом порядке, ищем по присвоенному при регистрации входящему номеру».
  • «Специального места хранения нет. Хранятся в коробках. Складываются по дате поступления».

Какие рекомендации стоит передать тем, кто относит протоколы в органы жилищного надзора? Или с какими ошибками постоянно приходится сталкиваться?

  • «При направлении протокола в ГЖИ убедиться, что он размещен в ГИС ЖКХ, поскольку при поступлении протокола административный орган проверять соблюдение данного требования, при выявлении нарушения – возбуждает административное производство по ст. 13.19.2 КоАП РФ».
    Очень интересный комментарий, так как в практике судов массового привлечения к такой ответственности пока не попадалось. К сожалению, ответивший не стал указывать свой регион.
  • «Изготавливать протоколы в двух экземплярах. Хранение их в ГЖИ – это не архив, и не знаешь, что с документами может случиться».
  • «Иметь на руках ещё один оригинал и скан копии».
  • Оформлять документы в соответствии с Приказом Минстроя № 44/пр, в том числе оформлять все обязательные приложения к протоколу.
  • «Внимательно подходить к составлению сопроводительных писем».
  • Прошивать протоколы – напоминают три инспекции. Видимо, проблема неподшитых протоколов – одна из самых распространенных.

Про возможную утрату документов и изготовление второго экземпляра – замечание также ценное. Бывают случаи, что решения собрания признаются недействительными потому, что суд считает невозможным доказать кворум без оригиналов бюллетеней, даже если они утрачены инспекцией.

В Москве был случай, когда протокол, переданный на 700 листах, к моменту суда усох до нескольких листов (определение Верховного Суда РФ от 3 сентября 2019 г. №5‑КГ19 – 105). По каким причинам это могло произойти?

Это был контрольный вопрос, чтобы отделить представителей органов жилищного надзора от жителей. Последние ожидаемо выбрали ответом умышленную порчу документа.

Большинство ответивших представителей органов жилищного надзора сошлись на варианте «Случайно потерялось», а вариант с умышленной порчей был в меньшинстве и только в качестве дополнительного ответа. Кто-то предположил также непродуманную систему хранения, отсутствие места в зданиях ГЖИ, указание в сопроводительном документе большего числа листов, чем передано на самом деле.

Большое спасибо тем, кто участвовал в опросе и тем самым помог написать эту заметку.

Материалы, которые упоминались в этой статье:

Можно ли собственникам передать протокол собрания напрямую в жилищную инспекцию?

Надо ли передавать протокол общего собрания членов ТСЖ в жилищную инспекцию?

Могут ли собственники знакомиться в жилищной инспекции с бюллетенями к протоколу общего собрания

ГЖИ потеряла бюллетени: решения собрания недействительны?

Похожие новости
ЖКХФЛТСЖ и ЖСКУК

Случай незаконного начисления платы за обслуживание крышной котельной

ЖКХФЛ

Чтобы возвести объект благоустройства, предусмотренный проектом и ДДУ, согласие собственников не требуется

ЖКХТСЖ и ЖСК

Ликвидация ТСЖ по иску ГЖИ из-за недостаточного числа членов товарищества

ЖКХФЛ

Взносы на капремонт в Московской области повысили на 30%