Как зарегистрировать организацию в ГИС ЖКХ

Общий порядок регистрации в ГИС ЖКХ юридического лица не из финансовой сферы

Важно: Порядок регистрации юридического лица из финансовой сферы отличается от изложенного ниже и приведен в другой статье. Под «юридическими лицами из финансовой сферы» здесь понимаются:

• Кредитные организации.
• Операторы платежных систем.
• Некредитные финансовые организации, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в части 1 статьи 76.1 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации».

1. Руководитель получает подтвержденную учетную запись на Госуслугах.
2. Руководитель получает усиленную квалифицированную электронную подпись.
3. Руководитель настраивает компьютер для работы с электронной подписью. 
4. Руководитель создает личный кабинет организации на Госуслугах.
5. Руководитель добавляет себя в группу «Администратор организации ГИС ЖКХ» в личном кабинете организации на Госуслугах.
6. Руководитель регистрирует организацию в ГИС ЖКХ.
7. Руководитель добавляет администратора в личный кабинет организации на Госуслугах (Пункт не является обязательным для исполнения).

Выполнение дальнейших действий руководитель может перепоручить администратору.

8. Руководитель или администратор добавляет сотрудников в личный кабинет организации на Госуслугах .

9. Руководитель или администратор распределяет сотрудников по группам доступа на Госуслугах.

10. Руководитель или администратор выдает сотрудникам права доступа в ГИС ЖКХ.

Организация зарегистрирована, роли и права доступа сотрудников назначены.

Сотрудники могут приступать к выполнению трудовых обязанностей в ГИС ЖКХ.

Получение руководителем подтвержденной учетной записи на Госуслугах

Получение руководителем организации подтвержденной учетной записи на Госуслугах — первый этап регистрации организации в ГИС ЖКХ.

Вам понадобится упрощенная или стандартная учетная запись на Госуслугах.

Информацию о видах учетной записи можно найти здесь.

Подтвердите учетную запись одним из способов:

• Онлайн через банк.
• Через Почту России.
• В центре обслуживания.

Следующий этап регистрации — получение усиленной квалифицированной электронной подписи.

Получение руководителем электронной подписи

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. Такая подпись позволяет определить человека, подписавшего документ, и подтверждает неизменность документа после подписания.

Руководители коммерческих организаций получают УКЭП в удостоверяющем центре ФНС (стр. 182).

1. Подготовьте документы:
   ◦ Паспорт.
   ◦ СНИЛС.
   ◦ ИНН.
   ◦ ОГРН юридического лица.
   ◦ Документ, подтверждающий право действовать от имени организации без доверенности.
   Подойдет выписка из ЕГРЮЛ.
2. Посетите удостоверяющий центр ФНС.
   Найти ближайший удостоверяющий центр можно здесь.
3. Приобретите токен для записи на него ключей электронной подписи.
   Проще всего приобрести токен прямо в удостоверяющем центре ФНС. Но можно купить токен в магазине электроники или на маркетплейсе. Подойдут токены следующих типов:
   ◦ Рутокен ЭЦП.
   ◦ Рутокен ЭЦП 2.0.
   ◦ JaCarta ГОСТ.
   ◦ JaCarta‑2 ГОСТ.
   ◦ JaCarta‑2 SE.
   ◦ JaCarta‑2 PKI/ГОСТ.
   ◦ JaCarta‑2 PRO/ГОСТ.
4. Получите сертификат УКЭП в удостоверяющем центре ФНС.

Следующий этап регистрации — настройка компьютера для работы с электронной подписью.

Настройка компьютера для работы с электронной подписью

Вам понадобятся криптопровайдер и ряд сертификатов, плагинов и расширений для браузера.

1. Установите криптопровайдер.
   Криптопровайдер — это программа, с помощью которой можно работать с сертификатом электронной подписи на компьютере. Подойдут следующие криптопровайдеры:
   ◦ КриптоПро CSP.
   ◦ ViPNet CSP.
2. Установите КриптоПро ЭЦП Browser plug-in для работы с электронной подписью.

Примечание: Этот плагин подойдет и для работы с VipNET CSP.

3. Включите в Вашем браузере «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in».

4. Установите плагин для Госуслуг.

Примечание: Если ранее Вы уже устанавливали плагин для Госуслуг, старая версия могла остаться на компьютере. Чтобы новый плагин корректно работал в Windows, предыдущую версию плагина нужно удалить. Для этого откройте проводник и скопируйте C:\Users\%USERNAME%\AppData\Roaming\Rostelecom\IFCPlugin адресную строку. Затем удалите содержимое папки. Для macOS и Linux старую версию удалять не нужно.

5. Загрузите расширение для плагина Госуслуг для Вашего браузера.

6. Установите драйвер для вашего токена:
   ◦ Драйверы Рутокен.
   ◦ Драйверы JaCarta.
7. Установите корневой и выпускающий сертификаты Минцифры.
8. Установите промежуточные сертификаты ФНС.
   Скачайте самый новый сертификат ФНС из файлового хранилища ФНС. Откройте скачанный файл и следуйте указаниям мастера установки.

Готово.

Следующий этап регистрации — создание личного кабинета организации на Госуслугах.

Создание руководителем личного кабинета организации на Госуслугах

Создать личный кабинет организации можно на компьютере через браузер. Создать личный кабинет в приложении «Госуслуги» не получится.

Создать личный кабинет организации на Госуслугах может только её руководитель при наличии:

• подтверждённой учётной записи,
• усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) на токене.

Как создать:

1. Войдите на страницу «Учётные записи и роли». Выберите: Создать → Организации.
2. Вставьте токен с УКЭП в компьютер и нажмите «Продолжить». Дождитесь окончания проверки.
3. Проверьте данные организации и руководителя, укажите корпоративную электронную почту, нажмите «Продолжить».
4. Нажмите «Отправить» и дождитесь окончания проверки — она занимает от 15 минут до 5 календарных дней, сроки зависят от загруженности ФНС. Уведомление о результате проверки придёт на электронную почту, указанную в учётной записи гражданина. Личный кабинет организации будет отображаться на странице «Учётные записи и роли». Чтобы войти в личный кабинет организации, войдите на Госуслуги и выберите нужную организацию.

На Госуслугах можно создать личные кабинеты для неограниченного количества организаций.

Следующий этап регистрации — добавление себя в группу «Администратор организации ГИС ЖКХ» в личном кабинете организации на Госуслугах.

Добавление руководителем себя в группу «Администратор организации в ГИС ЖКХ» на Госуслугах

1. Перейдите на вкладку «Группы доступа» в личном кабинете организации на Госуслугах.
2. Перейдите в «Группы доступа» > «Расширенный поиск».
3. В поле «Организация» выберите «Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации».
4. В поле «Система» выберите «Государственная информационная система жилищнокоммунального хозяйства».
5. Нажмите «Присоединить нового сотрудника» напротив группы «Администратор организации в
   ГИС ЖКХ».
6. Выберите свою фамилию из списка.
7. Нажмите «Добавить».

Следующий этап — регистрация организации в ГИС ЖКХ.

Регистрация руководителем организации в ГИС ЖКХ

Выполнить регистрацию организации в ГИС ЖКХ может только руководитель.

1. В браузере откройте главную страницу ГИС ЖКХ.
2. Нажмите на кнопку «Войти» справа вверху.
   Откроется страница регистрации на Госуслугах.
3. В списке вариантов входа выберите Вашу организацию.
   Откроется страница «Регистрация организации в ГИС ЖКХ». Поля в блоке «Общая информация» заполнены данными из личного кабинета организации на Госуслугах.
4. Проверьте предзаполненные данные в следующих полях:
   ◦ Полное наименование.
   ◦ ОГРН.
   ◦ ИНН.
   ◦ КПП.
   ◦ Организационно-правовая форма.
   ◦ Адрес места нахождения (юридический адрес).
   Если в данных есть ошибки, их следует исправить в личном кабинете организации на Госуслугах.
5. Проверьте предзаполненные данные в следующих полях:
   ◦ Сокращенное наименование.
   ◦ Адрес электронной почты.
   ◦ Телефон.
   Данные в этих полях при необходимости можно изменить на месте.
6. Заполните обязательные поля:
   ◦ Фактический адрес. Для заполнения нажмите на кнопку с тремя горизонтальными полосами в поле и выберите адрес из справочника.
   ◦ Почтовый адрес. Для заполнения нажмите на кнопку с тремя горизонтальными полосами в поле и выберите адрес из справочника. Если почтовый адрес совпадает с фактическим, установите соответствующий флажок.
   ◦ Официальный сайт в сети Интернет. Если официального сайта нет, установите флажок «Сайт отсутствует».
   Поле «Часовая зона» заполнится автоматически на основании фактического адреса организации.
   Если с фактическим адресом организации совпадает несколько часовых зон, то поле будет доступно для редактирования. В этом случае выберите часовой пояс из выпадающего списка.
7. Заполните необязательные поля (Поле не является обязательным для заполнения):
   ◦ Дата государственной регистрации.
   ◦ Факс.
8. Нажмите кнопку «Добавить функцию».
   Откроется окно «Добавление функции».
9. Выберите функцию организации из выпадающего списка.
   В зависимости от выбранной функции могут появиться новые поля. Заполните их.
   Дополнительную информацию о функциях можно найти здесь.
10. Ознакомьтесь с пользовательским соглашением.
11. Установите флажок «Я принимаю условия Пользовательского соглашения от имени организации (индивидуального предпринимателя)».
12. Нажмите «Далее».
    Откроется вкладка «Информация о представителе организации».
13. Проверьте ФИО.
14. Заполните поле «Адрес электронной почты» (Поле не является обязательным для заполнения).
15. Ознакомьтесь с еще одним пользовательским соглашением.
16. Установите флажок в поле «Я принимаю условия Пользовательского соглашения от собственного имени».
17. Нажмите кнопку «Зарегистрировать».

Готово. Запись об организации теперь доступна в Реестре поставщиков информации в открытой части ГИС ЖКХ. Далее ГИС ЖКХ проведет проверку заявленной функции в соответствующем реестре. Если проверка будет пройдена успешно, заявленная функция получит статус «Подтверждено».

Следующий этап регистрации — назначение администратора в личном кабинете организации на Госуслугах.

Добавление администратора руководителем в личный кабинет организации на Госуслугах

Администратор нужен, чтобы избавить руководителя от обязанности администрировать личные кабинеты организации на Госуслугах и в ГИС ЖКХ. Если Ваша организация невелика, и администрированием придется заниматься Вам самим, пропустите этот этап.

У добавляемого администратора должна быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

1. Войдите в личный кабинет. Нажмите на иконку учётной записи в правом верхнем углу, затем — «Все организации и роли».
2. Выберите нужную организацию.
3. Перейдите в раздел «Сотрудники».
4. Нажмите «Добавить сотрудника».
5. Укажите данные сотрудника:

• ФИО;
• Электронную почту — на неё сотрудник получит ссылку для входа в личный кабинет организации. Почта может быть любая — необязательно привязанная к учётной записи на Госуслугах.
• СНИЛС — по желанию. Нужен, чтобы к организации не смог присоединиться однофамилец приглашаемого сотрудника.

Если отметите «Сделать администратором», сотруднику будет выдана роль администратора.

6. Нажмите «Отправить».

Чтобы получить доступ к личному кабинету организации, сотруднику нужно перейти по ссылке из письма — она активна 60 дней с момента получения. Воспользоваться приглашением можно только один раз. 

Если истёк срок действия ссылки, отправляющий приглашение должен будет сформировать её повторно.

Дополнить и изменить данные сотрудника и назначенную ему роль можно будет после того, как он перейдёт по ссылке. Данные появятся в разделе «Сотрудники».

Следующий этап регистрации — добавление сотрудников в личный кабинет организации на Госуслугах.

Добавление сотрудников в личный кабинет организации на Госуслугах

У добавляемых сотрудников должна быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

1. Войдите в личный кабинет. Нажмите на иконку учётной записи в правом верхнем углу, затем — «Все организации и роли».
2. Выберите нужную организацию.
3. Перейдите в раздел «Сотрудники».
4. Нажмите «Добавить сотрудника».
5. Укажите данные сотрудника:

• ФИО;
• Электронную почту — на неё сотрудник получит ссылку для входа в личный кабинет организации. Почта может быть любая — необязательно привязанная к учётной записи на Госуслугах.
• СНИЛС — по желанию. Нужен, чтобы к организации не смог присоединиться однофамилец приглашаемого сотрудника.

Если отметите «Сделать администратором», сотруднику будет выдана роль администратора.

6. Нажмите «Отправить».

Чтобы получить доступ к личному кабинету организации, сотруднику нужно перейти по ссылке из письма — она активна 60 дней с момента получения. Воспользоваться приглашением можно только один раз.

Если истёк срок действия ссылки, отправляющий приглашение должен будет сформировать её повторно.

Дополнить и изменить данные сотрудника и назначенную ему роль можно будет после того, как он перейдёт по ссылке. Данные появятся в разделе «Сотрудники».

Распределение сотрудников по группам доступа на Госуслугах

Применительно к ГИС ЖКХ на Госуслугах есть две группы доступа: «Администратор организации в ГИС ЖКХ» и «Уполномоченный специалист организации в ГИС ЖКХ». Сотрудники первой группы администрируют личный кабинет организации в ГИС ЖКХ, сотрудники второй группы непосредственно вносят информацию в ГИС ЖКХ. Сотрудник может состоять в обеих группах одновременно.

1. Войдите в личный кабинет организации на Госуслугах.
2. Перейдите в «Группы доступа» > «Расширенный поиск».
3. В поле «Организация» выберите «Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации».
4. В поле «Система» выберите «Государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства».
5. Нажмите «Присоединить нового сотрудника» напротив одной из групп:
   ◦ Администратор организации в ГИС ЖКХ.
   ◦ Уполномоченный специалист организации в ГИС ЖКХ.
6. Выберите фамилию из списка.
7. Нажмите «Добавить».
8. Аналогичным способом распределите по группам всех сотрудников, которые будут работать с ГИС ЖКХ.

Примечание: Если вы — администратор организации на Госуслугах, добавьте себя в группу «Администратор организации в ГИС ЖКХ».

9. Попросите сотрудников войти в ГИС ЖКХ и пройти регистрацию.

К следующему шагу можно переходить, когда сотрудники зарегистрируются.

Следующий этап регистрации — назначение сотрудникам прав доступа в ГИС ЖКХ.

Назначение сотрудникам прав доступа в ГИС ЖКХ

Права доступа в ГИС ЖКХ позволяют разграничить сферы ответственности сотрудников.

Например, одному сотруднику можно разрешить работу с приборами учета, а другому — работу с поступающими обращениями.

1. Войдите в личный кабинет организации в ГИС ЖКХ.
2. В главном навигационном меню выберите «Администрирование» > «Сотрудники».
   Отобразится окно Список представителей организации.
3. Найдите сотрудника в списке.
4. Нажмите на шеврон рядом с фамилией сотрудника.
   Откроется контекстное меню.
5. Выберите пункт контекстного меню «Предоставить права доступа представителю организации».
   Откроется окно «Предоставление прав доступа представителю организации со списком групп прав доступа».
6. Назначьте права доступа сотруднику.
   Для выбора прав доступа раскройте интересующие Вас группы прав доступа. Чтобы раскрыть группу прав доступа, нажмите на кнопку + рядом с названием группы. В открывшемся списке отметьте галочками нужные права доступа.
7. Нажмите кнопку «Предоставить права доступа».
8. Аналогичным способом назначьте права остальным сотрудникам.
   

Сотрудники могут приступать к выполнению трудовых обязанностей в ГИС ЖКХ.