Собрали опыт читателей ЖКХ Ньюс, которые смогли упростить или удешивить один из самых затратных этапов проведения общих собраний собственников, а именно уведомление о собрании.
Опубликовано 24.02.2022. Обновлено 20.08.2023.
Общее правило об уведомлениях
Порядок уведомления о собрании собственников (ОСС) изложен в ст. 45 Жилищного кодекса РФ.
Сообщение о голосовании надо не меньше, чем за 10 дней до собрания:
- разместить в ГИС ЖКХ (как это сделать – в материале «Что на самом деле изменилось в порядке проведения общих собраний»),
- либо направить каждому собственнику заказным письмом, если нет решения ОСС о другом способе направления этого письменного сообщения, или вручить каждому под роспись,
- либо повесить в общедоступном для всех жителей помещении, которое они выбрали раньше на собрании. Такое уведомление обычно подтверждается актом.
Объявления – дешевый, практически бесплатный для инициатора вариант. Однако для его использования надо, чтобы собственники ранее на собрании утвердили такую форму уведомления, указав, в каком месте будут размещаться сообщения о новых собраниях.
Проблема в том, что такой способ далеко не везде утвержден. Особенно грустно собственникам новостроек: дома огромные, собраний еще не было, право собственности зарегистрировано не у всех, кто-то еще даже не заселился.
Таким образом, если вариант с ГИС ЖКХ по каким-то причинам не подходит, инициативной группе приходится раздавать сообщения под роспись, а остатки отправлять заказными письмами.
Можно ли уведомить о собрании объявлениями, если такой порядок не утвержден
Обходы и заказные письма – недешево и трудно. Поэтому многие забивают на эти сложности и просто вешают объявления, информируют о собрании в чатах, кладут сообщения в почтовые ящики. Такие действия оправданы:
- если никто не будет оспаривать в суде решения общего собрания,
- если на собрании не решается вопрос о смене управляющей организации, способа управления, переводе помещения и т.д., то есть когда протокол не будут внимательно изучать органы власти.
И даже в этих случаях-исключениях есть вероятность, что решение собрания устоит и будет реализовано: в первом случае все зависит от суда, во втором – от усмотрения органов власти, в том числе жилищных инспекций. Не все они считают отклонения при уведомлении существенным нарушением, особенно если на собрании был кворум.
Однако отдельным инициаторам очень важно соблюсти все формальности, чтобы не оставить оппонентам шансов на удачное оспаривание принятых решений. В отдельных домах собственники целенаправленно принимают решение уведомляться исключительно заказными письмами, без всяких объявлений – чтобы усложнить проведение собрания недобросовестным лицам.
Как упростить и удешевить уведомление – рекомендации опытных читателей
1. Не проводить собрание в одиночку, если дом большой, а настроения жильцов неизвестны
Некоторые пытаются самостоятельно осилить весь этот непростой процесс. Например, они хотят создать ТСЖ в крупных домах, практически не имея за спиной группы поддержки. В ходе собрания выясняется, что ТСЖ мало кого интересует: чтобы соседи заполнили бюллетень, за ними приходится побегать. В таком случае очень вероятно, что собрание не наберет кворума, а инициатор потеряет деньги, время, силы, хорошее настроение и веру в жильцов своего дома.
Про работу инициативных групп у нас была отдельная серия статей – тоже на основе реального опыта читателей. Там среди прочих советов есть рекомендации по созданию домовых чатов, которые помогают найти единомышленников.
2. Собрать деньги с неравнодушных соседей
Если инициатор обладает авторитетом перед соседями, то у него может получиться покрыть все свои убытки на проведение собрания за счет жильцов дома.
Нужно организовать сбор денег, убедив соседей, что им это нужно.
Такой положительный пример читателя мы приводили. Краткий алгоритм:
- объявить о сборе денег в соцсетях дома,
- организовать прозрачный прием средств, например, при помощи «копилок» от банков,
- оплатить то, что требуется,
- обязательно отчитаться о расходах.
3. Сэкономить на печати сообщений
Кто-то тихонько распечатывает тонны бумаги на работе, кто-то делит такую задачу между соседями, у которых есть принтер.
Один из читателей – Виктор – посчитал, что для его большего дома (608 квартир +15 нежилых помещений) дешевле будет воспользоваться услугами типографии, а именно печатью на ризографе. Так он распечатал бюллетени для голосования:
«У меня решение на 4 страницах, я делал на 2 листах с 2 сторон. При этом первая страница с данными собственника у меня печатная из реестра.
В типографии заказал на ризографе 600 листов с двух сторон (2‑й лист решения) и 600 листов с одной стороны (1‑й лист решения).
Затем дома через Word (там есть функция рассылки) – напечатал первую страницу с данными собственника на принтере, очень удобно».
Таким же образом Виктор распечатал уведомления о проведении собрания (2 страницы на 1листе). Печать уведомлений стоила 2400 рублей.
4. Вручить часть сообщений о собрании путем обхода квартир
При этом полезно сразу собирать контакты соседей, приглашать их в домовой чат. Можно попросить помощи при проведении собрания.
Обходы можно совместить с дежурством у лифтов в вечернее время, пока все возвращаются домой с работы.
Если есть охрана или консьерж, можно попросить помощи у них. В этом случае важно настоять на том, чтобы собственник расписывался только за себя, иначе жильцы без строгого надзора только испортят реестр вручения уведомлений.
Кого не удалось поймать, придется уведомлять заказными письмами. При отсутствии свободного времени можно обойтись без обходов – сразу одной почтой.
5. Приобрести дешевые конверты
Чтобы Почте России досталось меньше денег, инициаторы покупают конверты в других местах. В интернет-магазинах можно купить сразу пачку конвертов – как разлинованных, так и чисто белых.
Читатель Виктор:
«На почте конверт стоит около 10 рублей. При этом конверт разлинован под ручное заполнение.
Я же купил в Комусе белый чистый конверт (по 100 штук). Вышло по 2.33р.
Затем напечатал на конвертах от кого – кому».
6. Воспользоваться сторонними сервисами упаковки и отправки писем
Чтобы самим не упаковывать конверты, можно использовать сервисы, которые оказывают такие услуги. Это могут быть:
- организации, которые упаковывают и отправляют что угодно,
- некоторые организации по проведению общих собраний – иногда они оказывают такую услугу.
Читатель Артем поделился положительным опытом использования сервиса Пост-Логистик:
«Мы им дали PDF, они нам сделали рассылку. Заказные письма вышли около 100 рублей за письмо».
Стоимость сервиса складывается из тарифов Почты России и цены обслуживания.
Обслуживание у читателя включало: предоставление конвертов, распечатку вложений, присвоение треков для отслеживания, упаковку сообщений в конверты, формирование списков отправлений (форма 103). За все это в отношении каждого письма обошлось в 27 рублей.
При выборе подобных сервисов надо иметь некоторый запас времени до собрания (не обращаться впритык, ровно за 10 дней до собрания).
7. Напечатать самим данные на конвертах
Чтобы вручную не вписывать Ф. И. О. и адреса на конвертах, можно поэкспериментировать со своим принтером. Функций стандартного ворда для этого достаточно.
Читатель Виктор рассказал и показал, как он делал именные бюллетени с помощью функции «рассылка». Точно так же можно устроить печать на конвертах:
«Я делал все бюллетени в WORD, подцеплял реестр собственников из Реестра в Excel, потом в режиме «рассылка» формировались все бюллетени для всех собственников, очень удобно. Все решения были именные, чтобы никто не путался».
«По конвертам так же, в реестре отметил тех, кого уведомил под роспись, отфильтровал их, удалил строки и создал новый Word по размеру конверта с адресами от кого – кому. «От кого» вписал себя, а «кому» – подставлялось из реестра. В принтер пихал конверт и печатал на нем по одному».
8. Использовать сервис почты «Электронное письмо»
Адрес сервиса: https://zakaznoe.pochta.ru
Читатель Андрей:
«Если абонент зарегистрирован в АО Почта России, то письмо доставляется на электронную почту абонента мгновенно. Если человек не зарегистрирован, то почта России распечатывает документ и отправляет адресату обычным письмом. Срок доставки до 10 дней. Очень удобно. Образ документа сохраняется на сайте АО Почта России. Можно представить код отправления, и соответствующие органы убедятся, что именно было вложено».
За отправку каждого письма Почта РФ возьмет как за бумажное, даже если оно доставлено в электронном виде. Из плюсов – не надо распечатывать, клеить марки, ходить на почту.
9. Использовать сервис «Гибридная почта»
Адрес сервиса: https://www.pochta.ru/support/corporate-services/hybrid-print
Читатель З.:
«Для почтовой рассылки сейчас заключаем договор с почтой РФ. Там есть такая опция – реестр рассылки можно прислать и к нему файлы писем. Они самостоятельно печатают все: и письма, и конверты, и реестр с трек-номерами. По аналогии сервиса «электронное письмо». Только сразу реестром можно. Цена такая же.
Сам механизм отправки и доставки одинаковый. Только «электронное письмо» надо каждое письмо вводить в систему по одной штуке и оплачивать по одной штуке. А гибридная – там сразу можно отправить реестр получателей и на каждого получателя свой файл (содержание письма)».
Другой читатель, который уже использовал гибридную почту для уведомления о собрании, отметил не очень быстрые сроки доставки (занимает как раз 10 дней), необычную логистику (при отправке из Санкт-Петербурга в Санкт-Петербург письма побывали в Новосибирске), а также случай возврата письма из-за нечитаемости адреса, который сама почта и напечатала.
10. Использовать массовую отправку писем
Чтобы отправить множество писем сразу путем посещения почтового отделения, инициатор может составить список партионной почты (форма 103).
Проблема в том, что сервис массовой отправки писем доступен для юридических лиц и требует заключения договора. Если нет собственника – юридического лица, которого можно записать в инициаторы и от имени которого всё это отправить, некоторые идут на хитрость.
Собственники используют сервис массовой отправки посылок (загрузки отправлений). Тип отправления (с посылки на заказное письмо) меняется уже непосредственно при отправке.
Составляется таблица получателей, загружается в сервис. Если получателей слишком много, нужно загрузить их партиями. Сервис позволяет создать трек-номер, который инициатор печатает на конвертах под штрихкодом. Страницу с номерами отправлений нужно сохранить для составления реестра.
Нужно принести все в отделение, где работают со списками отправлений. В Москве подписчики рекомендуют идти в центральное отделение на Варшавском шоссе.
На почте отсканируют штрихкод, вручную вводить ничего не придется, все происходит быстро.
Надеемся, что инициаторы собраний нашли что-то полезное для себя и смогут это использовать – исходя из возможностей, стоимости своего времени и наличия группы поддержки.
➜ Как правильно уведомить об общем собрании собственников
➜ Подписаться на канал автора в Telegram